第12节：协助首长决策的艺术（1 ）

    03协助首长决策的艺术

    秘书作为一种职业，在一个单位，视其编制大小，有时是一个人，有时是几
个人，有时还可能是一个班子甚至几个班子。他们的职责不仅仅是跟首长进进出
出，帮首长抄抄写写，替首长收收发发。

    在党政军的高级机关，常常有一个或几个智囊团，也类似秘书班子，专门为
首长出谋划策。他们的咨询作用、决策作用，对我们国家各个方面的盛败兴衰，
起着举足轻重的作用。

    我们在这里讲的秘书协助首长决策，仅仅是从某个单位，某个侧面，或者可
以说，仅仅是就某个秘书个体，来把握分析的。

    尽管如此，秘书在决策当中的作用也是不能小看的。那么，秘书在协助首长
决策中有哪些好的方法可以使用呢？这里提供以下9 种：

    3.1 随机提醒法

    所谓随机提醒法，是指随时随地地抓住机会向首长进谏。

    秘书经常在首长的身边，遇到什么问题，有些什么想法，就可以顺便讲出来。
这些建议，不一定要对整个工作提出成套方案，也不一定对全局提出完整的看法。
往往是从工作中随时发现的局部的、具体的问题入手，提出建设性意见。

    随机提醒法的关键是“随机”二字。就是说，不晓得在什么时候、什么问题
上，秘书发现了个什么问题，或者首长突然间问起秘书对某个问题的看法来，秘
书就要视情况，说出个“子丑寅卯”来。这就要求秘书：

    一要注意收集有关信息。

    随机提醒并不是秘书仅靠自己聪明的头脑，灵机一动，就能拿出锦囊妙计，
而主要靠的是知识与信息的储备；没有丰富的知识与信息储备，样样是外行，事
事是门外汉，即使问题碰到了鼻子，也看不到，当然也就找不到解决问题的办法
了。

    03协助首长决策的艺术参谋助手论某单位资金困难，部属怨声载道，认为改
革大潮如此迅猛，何不开些公司赚上几笔，于是有些生产经营人员想开个“化学
研究公司”弄个十万八万，首长也表示同意。×秘书便告诉首长：我们地处繁华
闹市，周围工厂、科研单位林立，这个“化学研究公司”准备上马的新产品在市
场上已经积压。再说，这又不是我们的优势，我们硬要开工生产，其结果不仅赚
不上钱，恐怕连本钱也要赔光。于是首长再次派人到市场调查，结果确实如此。
就采纳了这一建议，取消了建“化学研究公司”的设想，避免了一笔很可能出现
的经济损失。试想，如果这位建议者不懂得市场信息，不做市场调查，能提出有
理有据的合理化建议吗？

    二要巧妙掌握时机。

    秘书在运用随机提醒法时，要想使自己的设想、建议被首长采纳，就要特别
注意时机。比如当工作中的错误和损失已很明显时，你的建议再好，也只能算做
“事后诸葛”；当工作中的错误和损失还没有显现出来时，你的建议再好，也只
能算做“好操闲心”。所以，秘书应经常密切关注首长关注的热点问题，发现不
好的苗头，就能立即提醒首长注意，并协助首长分析潜在的危险。在引起首长重
视之后，能立即拿出可靠的改进方案。

    

下一章　回目录